Du hast den Begriff Virtuelle Assistenz vielleicht schon öfter gelesen – aber wusstest Du, dass sich dahinter ganz unterschiedliche Aufgaben und Spezialisierungen verstecken? Und dass viele Menschen, gerade außerhalb der „Online-Bubble“, mit dem Begriff VA gar nichts anfangen können?
In diesem Beitrag bringen wir Ordnung in den Begriffsdschungel – und zeigen Dir, wie Du Dich richtig benennst, damit Deine Wunschkunden Dich überhaupt finden 🙂
Virtuelle Assistenz – ein Überbegriff für viele Dienstleistungen
Die Bezeichnung Virtuelle Assistenz oder Virtuelle Assistentin (kurz: VA) ist ein Sammelbegriff für viele Dienstleistungen, die ortsunabhängig für Unternehmen, Selbstständige oder auch Privatpersonen angeboten werden können. Während Online-Unternehmen häufig bereits Erfahrungen mit VAs gesammelt haben und wissen, dass diese nicht nur Buchhaltung und Büroorganisation übernehmen, habe ich festgestellt, dass es durchaus Unternehmen gibt, die die virtuelle Assistenz vor allem mit typischen Sekretariatsaufgaben verbinden. Auch wenn dieser Bereich selbstverständlich dazu gehört, geht es neben administrativen Aufgaben auch um Unterstützung in Bereichen wie:
- Social Media / Content-Erstellung
- Kundenservice
- E-Mail-Marketing
- Webdesign
- Suchmaschinenoptimierung
- Online-Vertrieb
- und vieles mehr
Du siehst: Es ist ein bunter Strauß an Dienstleistungen, den eine VA übernehmen kann – genau das macht diesen Beruf so spannend, aber auch schwer greifbar. An dieser Stelle sei noch erwähnt: Nicht jeder, der diese Dienstleistungen anbietet, ist automatisch als Virtuelle Assistenz unterwegs. Häufig sind hier echte Experten und Expertinnen am Werk – doch genau darin liegt auch Deine Chance. Als VA kannst Du – je nach Erfahrung – unterstützend einsteigen, erste Aufgaben übernehmen und Dich mit der Zeit immer weiter entwickeln. So wirst Du nach und nach selbst zur Expertin in Deinem Bereich – wenn Du es nicht sogar schon bist!
Virtueller Büroservice, Remote-Assistenz & mehr
Gerade wenn Du nicht nur online sichtbar bist, sondern Dich auch in regionalen Netzwerken, mit Freunden, ehemaligen Arbeitgebern oder Kolleginnen austauschst, wirst Du merken: Nicht jeder kann mit dem Begriff „Virtuelle Assistenz“ sofort etwas anfangen. Ganz ehrlich? Ich kannte den Begriff „Virtuelle Assistenz“ anfangs auch nicht. Ich habe einfach im Internet recherchiert, wie ich mit meinem kaufmännischen Hintergrund online Geld verdienen kann – und irgendwann bin ich auf diesen Begriff gestoßen.
Auch als ich mich dann als VA selbstständig gemacht habe, musste ich diesen Überbegriff häufig erst einmal erklären. Und das war gar nicht so einfach – weil für mich alles völlig klar war. Besonders im Austausch mit früheren Arbeitgebern dachte ich oft: „Hey, ich war doch mal Eure Assistenz der Geschäftsführung – logisch, dass ich Euch jetzt ähnliche Aufgaben remote anbieten kann.“ Aber so logisch ist das eben nicht für alle.
Denn – wie schon eingangs erwähnt – hinter dem Begriff „Virtuelle Assistenz“ verbirgt sich ein riesiges Spektrum an Dienstleistungen, das weit über klassische Assistenzaufgaben hinausgeht. Während meiner Gründungsberatung in Brandenburg wurde mein Angebot zum Beispiel eher als „Virtueller Büroservice“ oder „Remote-Assistenz“ eingeordnet. Vor allem Begriffe wie „Büroservice“ in Verbindung mit Backoffice oder Buchhaltung klingen für viele Unternehmen vertrauter – insbesondere, wenn sie nicht hauptsächlich im Onlinebereich tätig sind. Und das betrifft nicht nur Unternehmen, sondern auch viele Gründerinnen selbst. Umso wichtiger ist es, klar zu kommunizieren, was genau Du anbietest und für wen.
Warum Spezialisierung so wichtig ist
Auch wenn der Oberbegriff „Virtuelle Assistenz“ ein schöner Einstieg in Dein Business ist und Du vielleicht erst einmal verschiedene Dienstleistungen aufgrund Deiner Erfahrungen und Fortbildungen anbietest, in der Hoffnung möglichst viele Kunden anzusprechen – auf Dauer solltest Du Dich unbedingt klarer positionieren. Warum? Stell Dir vor, jemand sucht gezielt Hilfe für Social Media. Die Person googelt vermutlich „Social Media Managerin gesucht“ oder „Instagram Expertin“ – und nicht „Virtuelle Assistenz“. Wenn Du also genau das anbietest, lohnt es sich, Deine Spezialisierung konkret zu nennen.
Beispiele für die Bezeichnung bei Spezialisierungen:
- Virtuelle Assistenz für Social Media / Social Media Managerin / Expertin für Instagram
- VA für Webdesign / Webdesignerin
- VA für Buchhaltung / Buchhaltungsservice
- VA für Texte / Texterin oder Content Creator
- VA für Orga & Backoffice / Online-Büroservice, Office Managerin remote, Virtuelle persönliche Assistenz
Du musst Dich nicht „Webdesignerin“ nennen, wenn Du Dich damit nicht wohlfühlst. Es ist vollkommen legitim zu sagen, dass Du „virtuelle Assistenz für Webdesign“ bist. Hauptsache ist, Du benennst Deine Schwerpunkte. Denke daran: Je klarer Du sagst, was Du machst, desto besser wirst Du gefunden – und desto eher buchen Dich genau die richtigen Kundinnen. Und weißt Du, welchen tollen Nebeneffekt Du mit einer klaren Positionierung und Spezialisierung erreichen kannst? Du stärkst Deinen Expertinnenstatus und kannst damit auch höhere Stundensätze verhandeln. Win, win, oder?
Fazit: Sprich die Sprache Deiner Zielgruppe
Ob Du Dich als „Virtuelle Assistenz für Social Media“, „VA mit Schwerpunkt SEO“ oder als „Online-Büroservice“ bezeichnest – entscheidend ist nicht nur, wie Du Dich nennst, sondern was Du tatsächlich anbietest – und wie klar Du das nach außen kommunizierst.
Was heißt das jetzt für Dich? Ganz einfach: Sprich die Sprache Deiner Zielgruppe. Wenn Du Deine Leistungen präsentierst – ob auf der Website, in Gesprächen oder in Social Media – achte darauf, die Begriffe zu verwenden, die Deine potenziellen Kunden auch wirklich kennen und verwenden. Das kann heißen, dass Du auf Deiner Seite sowohl „Virtuelle Assistenz“ als auch Begriffe wie „Büroservice“ oder „Backoffice-Unterstützung“ erwähnst – je nachdem, was Du anbietest und wen Du erreichen möchtest. So wirst Du besser gefunden, und noch viel wichtiger: Du wirst besser verstanden.
Du musst Dich nicht sofort festlegen – aber ein klarer Titel hilft Dir, neben der besseren Auffindbarkeit, auch als Expertin wahrgenommen zu werden. Und das bringt am Ende nicht nur mehr Anfragen, sondern auch bessere Preise.
Tipp zum Schluss:
Frag Dich: Wonach würde meine Wunschkundin bei Google suchen? Und genau diese Begriffe solltest Du in Deiner Kommunikation (Website, Instagram, Profilbeschreibung etc.) verwenden.
Du bist Dir unsicher, welche Aufgaben Du als VA überhaupt übernehmen kannst? Dann hole Dir jetzt unser Dienstleistungs-Workbook, das Dir einen Überblick über verschiedenste Dienstleistungen verschafft und Dich Schritt für Schritt zu Deiner idealen Dienstleistung führt.
Oder schreib uns einfach eine Nachricht – wir unterstützen Dich gerne dabei, Dich so zu positionieren, dass Du Deine Wunschkundinnen direkt ansprichst.